E^mqms – QMS modul

E^mqms modul služi za elektronsko praćenje i upravljanje dokumentima i zapisima sistema upravljanja kvalitetom (QMS). Baziran je na EDOPS Document office sistemu – Sistemu za upravljanje dokumentacijom (DMS – Document management sistem).

Svrha ovog modula je da se obezbedi dokumentaciona podloga za izvršavanje procesa i aktivnosti u preduzeću i upravljanje njima, kao i da se osigura da se na mestu izvršavanja aktivnosti uvek nalaze važeće (najažurnije) verzije dokumenata sistema kvaliteta. On jednoznačno definiše način upravljanja dokumentima sistema kvaliteta, odnosno sadržaj, oblik, način izrade, kontrolisanja i odobravanja, kao i način čuvanja, izdavanja, revizije i izmena dokumenata sistema kvaliteta u preduzeću.

U modulu zastupljena su, po hijerarhiji, sledeća dokumenta:

• poslovnik o kvalitetu,

• procedure, postupci

• radna uputstva i

• zapisi o kvalitetu.

Pod upravljanjem dokumentima podrazumeva:

• Upravljanje dokumentima koje preduzeće propisuje za regulaciju svog poslovanja (interna dokumenta) i

• Upravljanje dokumentima spoljnjeg porekla – eksterna dokumenta.sss

Sva dokumenta u sistemu se prate putem svojih verzija, uspostavljena je hirahija dokumenata.

Svaki dokumenat prolazi kroz ::

• izradu dokumenata,

• arhiviranje i distribuciju dokumenata i

• izmenu dokumenata.

Dijagramom toka aktivnosti utvrđen je redosled aktivnosti, ovlašćenja i odgovornosti u upravljanju kako internim tako i eksternim dokumentima.

Nad svim dokumentima jasno su definisana prava pristupa, izmene, štampanja. Sistem je otvoren za dodavanje novih tipova dokumenata sistema kvaliteta i njihovo hirarhisko povezivanje sa postojećim dokumentima, što uglavnom zavisi od specifičnosti poslovanja samog preduzeća. Dokumente je moguće elektronski potpisivati.

E^mqms modul je moguće implemintirati kao samostalnu aplikaciju u preduzećima koja nameravaju, uvode ili su uvele sistem upravljanja kvalitetom po nekom standardu.

Operativna dokumentacija preduzeća, realizuju se po ostalim modulima EDOPS sistema, a nastaju kao posledica propisanih pravila sistema kvaliteta i integrisana su sa ovim modulom.

Putpuna benefit se dobije u potpunoj integraciji sa ostalim modulima sistema: elektronskom arhivom, pisarnicom, upravljanje proizvodnjom, sklaštenjem, nabavkom, marketingom i prodajom, projektovanjem, kadrovskom, infrastrukturom...

Ako preduzeće već poseduje izgradjene module, moguće je voditi samo zapise propisane sistemom kvaliteta na osnovu podataka implementiranog ERP rešenja.

E^mqms modul omogućava:

• izradu, odobravanje, arhiviranje, distribuciju i izmenu dokumenata QMS-a

• arhiviranje i distribucijeu dokumenata spoljnjeg porekla

Dobit od uvedenog E^mqms modula:

• Jedinstvena arhiva važećih dokumenata QMS-a

• Arhiva eksterne dokumentacije (propisi, standardi, zakoni, tumačenja)

• Brz, jasan i efikasan postupak kreiranja i izmene dokumenata QMS-a

• Dostupnost i laka distribucija svim funkcijama i korisnicima QMS-a

• Merenje performansi procesa

• Smanjeni troškovi primene i odbrane QMS-a

• Vremensko dokumentovanje svih aktivnosti na primeni QMS-a