EDOPS Dokument Centar je glavna klijentska aplikacija zadužena za rad sa dokumentacijom, podacima i radnim zadacima. Ona implementira u sebi funkcionalnost unosa dokumenata i podataka u sistem, njihovu izmenu, kreiranje verzija i pretragu. Dokumenti mogu biti složeni, tj. jedan dokument u sebi može sadržati više raznorodnih datoteka. Na primer, dokument Ponuda u sebi može sadržati tekst ponude u DOC formatu, fotografije proizvoda u jpg formatu, pozivni email i ACAD crtež u dwg formatu.
Pretraga omogućava korisniku u zavisnosti od svojih prava, da vrši pretragu i pregled dokumenata i podataka, sortiranje, indeksiranje, štampanje, slanje dokumenata elektronskom poštom, nalaženje dokumenata koji su u relaciji sa datim dokumentom, pravljenje anotacija na dokumentima kao i obradu samih dokumenata.
Zadaci, grupisani po radnim sveskama, nam omogućavaju izdavanje zadataka korisnicima sistema. Svakom zadatku dodeljuje se jedan ili više dokumenata i kao takav prosledjuje se na dalju obradu. Na taj način se može vršiti razmena dokumenata u okviru radnih grupa kao i da se prati efikasnost izvršavanja radnih zadataka.
Unos dokumenata se vrši direktno uz pomoć skenera, foto aparata, kamere ili uvozom već digitalizovanih podataka u vidu datoteka sa file sistema. Dokumenti, prikupljeni na ovaj način, se pripremaju za postupak indeksiranja koji je potreban za organizaciju pristiglih dokumenata u EDOPS Document Office-u. Postupak indeksiranja se odvija u dva koraka: - Opciono preindeksiranje dokumenata – podrazumeva dodelu klase dokumenta i (opciono) predefinisanje nekih ili svih atributa tog dokumenta;
- Slanje pripremljenih dokumenata korisniku na doindeksiranje ili (u slučaju da je dokument u potpunosti indeksiran) direktno u arhivu u slučaju da je dokument u potpunosti indeksiran.
Nakon završetka ova dva koraka dokument se u njegovom celokupnom značenju nalazi u arhiv sistemu i dostupan je za korišćenje. Način unosa dokumenata se određuje šemom importa. Ona sadrži: - izvor dokumenata (skener, file sistem i slično),
- način kako se dokumenti dele (jedan dokument može da se sastoji iz više datoteka),
- način prepoznavanja klase dokumenta,
- preindeksiranje dokumenata,
- upotreba bar i “patch” koda,
- broj fiksnih strana,
- SCRIPT-ove koji mogu automatski postavljati određene indeksne vrednosti uvezenim dokumentima.
Jednom napravljena šema za import može trajno da se zamemoriše i da se koristi više puta.
Sistem unosa dokumenata podržava TWAIN standard tako da izvor dokumenata, pored file sistema, može biti većina UI uređaja koji ga podržavaju, počev od onih najjeftinijih.
Takođe postoji sistem generisanja novih dokumenata u Word formatu na osnovu podataka unetih u indeksne maske i šablon. Ovaj generator dokumenata omogućuje kreiranje standardizovanih dokumenata ili/i njihove kasnije korekcije.
Uz pomoć ovog mehanizma mogu se kreirati raznorazni izveštaji kao proizvod potrebnih pretraga. Sam sistem podržava prikaz ranijih verzija dokumenata. Napomena: Svi dokumenti se otvaraju u izvornom obliku.
|
