E-Pisarnica
Dokumentacija preduzeća je od velikog značaja i to je jasno, ali kada se radi o skladištenju i čuvanju tih dokumenata, kao i evidenciji i praćenju statusa svakog od njih, mnoga preduzeća taj segment poslovanja stavljaju u drugi plan i oslanjaju se na fizičko skladištenje, čuvanje i gubljenje vremena u traženju i razmeni dokumentacije. Pored utrošenog vremena, preduzeća dodatno troše novac za štampanje papira, plate zaposlenih koji rade na obavljanju rutinskih operacija, prekovremenog rada zbog nedostatka vremena za obradu papirologije, troškove slanja papirnog dokumenta (pošte), troškove razmene podataka (svakodnevni telefonski razgovori).
U praksi, preduzeća najčešće nisu svesna ovih „sitnih“ troškova i ne obraćaju previše pažnje na njih. Međutim, ukoliko bi se prethodno navedeni troškovi mogli prikazati brojčano ili grafički za svaki mesec poslovanja preduzeća, verujemo da bi se svest o potrebi kvalitetnog programskog rešenja povećala.
Šta pokazuje istraživanje?
U saradnji sa našim korisnicima, pratili smo rad i učinak preduzeća pre i nakon uvođenja programskog rešenja i došli do iznenađujućih rezultata. Programsko rešenje Elektronske pisarnice uticalo je na smanjenje troškova u obavljanju rutinskih operacija i to čak 10 puta.
Ako nismo svesni postojanja problema, nećemo ni tražiti rešenje.
Problemi čuvanja papirne dokumentacije
Problemi se uočavaju kada treba pronaći konkretni dokument, odnosno tačan podatak na tom dokumentu. Ostali problemi kod čuvanja ili skladištenja dokumenata u papirnom obliku su:
Uvođenje elektronskog potpisa zahteva elektronsku arhivu – Zašto?
Uvođenjem elektronskog potpisa nastao je dodatni problem: „Kako pravilno arhivirati, skladištiti i upravljati tj. koristiti elektronski potpisani dokument?“ Arhiviranje takvog dokumenta bez korišćenja softverskog rešenja (Elektronske arhive) može dovesti do poništenja punovažnosti dokumenta koje se, u retkim situacijama, dešava namernim izmenama. Preduzeća koja ne koriste Elektronsku arhivu, svu dokumentaciju (uključujući i elektronski potpisanu dokumentaciju) čuvaju na svom računaru. Međutim, postoji propisano pravilo da se dokument nakon elektronskog potpisa ne sme menjati, a u slučaju bilo kakvih izmena (čak i dodavanje tačke ili razmaka) elektronski potpis prestaje da važi, a time i dokument više nije punovažan. Ova dokumentacija nastaje elektronski, najčešće u Word-u, pa otvaranjem dokumenta moguće je izmeniti sadržaj.
Druga vrsta rizika koja ugrožava punovažnost dokumenta jesu virusi na računaru. Dokument na računaru u folderu nije zaštićen i na njega može uticati bilo koji virus. Ovo je najčešća pojava zbog koje su se mnoga preduzeća upustila u avanturu implementacije Elektronske arhive.
Elektronska arhiva, za raliku od foldera na računaru, omogućava pretvaranje dokumenta u zapis. Ovim postupkom, dokument postaje kriptovan tj. zaključan i nisu moguće izmene ni jedne vrste. Nakon proglašavanja dokumenta zapisom, on se može samo videti i odštampati, ukoliko je to potrebno. Pravo uvida u sadržaj dokumenta imaju samo lica, odnosno zaposleni kojima je dodeljeno pravo uvida i štampe konkretnog dokumenta. Ovakav način funkcionisanja Elektronske arhive važi, ne samo za elektronski potpisan dokument, već i za svu ostalu dokumentaciju preduzeća.
Postavlja se pitanje: ``Кako rešiti sve navedene probleme?``
Jedinstveno programsko rešenje – Elektronska pisarnica
Rešenje postoji dugi niz godina i vrlo je jednostavno, a to je uvođenje elektronske pisarnice. U okviru EDOPS Document Office-a postoji poseban modul namenjen upravljanju celokupnom dokumentacijom preduzeća nazvan Elektronska pisarnica – emPIS. Unutar ovog modula moguće je:
Elektronski arhivirati novonastalu dokumentaciju
Efikasno upravljati dokumentacijom
Čuvati je - skladištiti
Kako funkcioniše Elektronska pisarnica?
Rešenje postoji dugi niz godina i vrlo je jednostavno, a to je uvođenje elektronske pisarnice. U okviru EDOPS Document Office-a postoji poseban modul namenjen upravljanju celokupnom dokumentacijom preduzeća nazvan Elektronska pisarnica – emPIS.Unutar ovog modula moguće je:
Kratak opis rada i funkcionalnosti Elektronske pisarnice
Program isplaćuje sam sebe. Kako?
Ukoliko preduzeće odluči da unapredi svoje poslovanje uvođenjem EDOPS Document Office – a i njegovog modula emPIS, celokupnu investiciju može isplatiti u jako kratkom periodu. Isplativost se realizuje preko:
Dodatna ušteda može se ostvariti digitalizacijom postojećih dokumenata, a koji su nastali tokom poslovanja i pre uvođenja elektronske arhive. Od tog trenutka rad sa tim dokumentima je elektronski.
Pošto su razlozi uvođenja bespapirnog poslovanja u svakodnevni rad evidentno neoborivi, postavlja se pitanje bezbednosti te dokumentacije.
Koliko su dokumenta skladištena u elektronskoj pisarnici bezbedna?
Bezbednost dokumenata u elektronskoj pisarnici ogleda se u:
Prema tome, slobodno možemo reći da je emPIS najbolje moguće rešenje za arhiviranje i upravljanje dokumentacijom.
Elektronska pisarnica (emPIS) je primenjena u praksi u mnogim preduzećima već dugi niz godina. Tokom godina, ovaj modul redizajnira se shodno potrebama korisnika. U zavisnosti od oblasti rada korisnika, mogu se postaviti specijalizovane maske za rad. (knjigovodstvene agencije, advokatske kancelarije, proizvodna preduzeća, javne uprave i dr.).
Zašto i kako preduzeća postavljaju sebi „kočnice“ u primeni novih softvera?
Preduzeća često imaju strah od uvođenja novih tehnologija u svoje poslovanje. Strah potiče od:
Preduzeća su takvim pristupom proizvođaca izgubili poverenje. Zato se naš tim trudi da na sve načine i to zajedničkim snagama iskoristimo sve prednosti i mogućnosti svake funkcije softverskih rešenja. Tada program zaista počinje da radi za preduzeće tako što štedi na vremenu u obavljanju rutinskih operacija, a dokumentacija je uvek i odmah dostupna.
Zašto odabrati EDOPS?
EDOPS Solution je jedna od prvih IT kompanija koja je razvila modul Elektronske pisarnice. emPIS modul je u upotrebi više od jedne decenije, što potvrđuje praktičnu primenljivost u radu, kao i stotine zadovoljnih korisnika.
Šta kažu naši dugogodišnji korisnici?
EDOPS tim pruža punu podršku svojim korisnicima i to godinama nakon implementacije softverskih rešenja. Zadovoljni klijenti su naša najveća motivacija i propusnica za sve buduće projekte. Više o problemima sa kojima su se susretali naši korisnici, kao i načinima na koji su ih rešili možete pročitati ovde.